Organiser un séminaire, par où commencer ?

Rédigé par Jaqueline - 23 décembre 2014

Bien organiser un séminaire, c’est avant tout bien le préparer. La réussite de l’évènement passe par des étapes capitales dont nous allons reprendre le déroulement. Quel est le budget, l’endroit adéquat, le thème à appliquer, l’objectif de ce séminaire. Voici en quelques points les réponses aux questions courantes.

 

Un Séminaire, dans quel but ?


Dans un premier temps, il faut définir l’objectif de ce séminaire, car cela déterminera le type d’événement correspondant. Est-ce pour annoncer une décision du comité de direction ? Pour une
fête de fin d’année ? Ou tout simplement pour un client ? Cette étape permettra de définir le thème général du séminaire, s’il doit être d’avantage sérieux, léger ou festif. Autres questions à se poser : capacité de personnes à accueillir et la durée de ce séminaire.
 

Choix de la date et du Lieu


Deuxième étape très importante, le choix de la date et du lieu. Il est très important de bien choisir la date de son évènement. Quelques conseils ; éviter d’organiser un séminaire lors d’évènements extérieurs importants, car forcément, les capacités d’accueil vont être réduites. Eviter également de le planifier lors d’un pont ou jours fériés, souvent mal perçu par les collaborateurs. Pour le lieu, plusieurs choix s’offrent à l’organisateur. Il doit refléter le thème et la nature de l’évènement. Un séminaire dans un château n’aura pas le même effet que dans un hôtel ou une salle des fêtes. Il est nécessaire de vérifier la capacité d’accueil de l’établissement, et s’il dispose de l’équipement nécessaire à la mise en place d’un séminaire. Par exemple : l’existence ou non d’une salle de conférence avec acoustique et matériel adéquat, la prise en charge et la qualité de la restauration pour un nombre important d’invités etc… . On conseil serait de se rendre sur les lieux, pour prendre contact avec les hôtes et effectuer un repérage. L’établissement doit être facile d’accès, dans une zone géographique proche du lieu de travail de l’entreprise. Une fois que toutes ces vérifications sont faites, assurez-vous que la réservation est possible sur votre date de séminaire.
 

Programme du Séminaire


Dans cette partie il sera question de définir le planning précis des activités lors de l’évènement. Il est essentiel d’établir un programme heure par heure avec : le timing des conférences, les ateliers de travail, le temps des pauses, la durée des repas, etc… Tout en prévoyant une marge de sécurité en cas de dépassement d’horaires, ce qui est bien souvent le cas.

Communication avant et après l’évènement


Dernière étape, la mise en place de la communication sur le séminaire. Prévenir suffisamment à l’avance pour ne pas prendre de cours les participants, soit par carton d’invitation soit par e-mail. La façon de présenter le séminaire donnera le ton de celui-ci. Préciser aussi qu’il faut une confirmation de participation ou à défaut, une raison valable pour ne pas y participer, montrant ainsi l’importance d’un tel événement. Cela vous permettra de finaliser avec l’établissement choisi pour qu’il puisse anticiper les demandes en restauration. Il est préférable de notifier le thème du séminaire, pour que les invités aient une idée du « dress code » à adopter lors de l’évènement.

Une fois le séminaire terminé, il est de bonne coutume d’envoyer un mot de remerciement aux invités, et d’effectuer un bilan du séminaire en récoltant les avis des participants.

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